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Centraliser le processus d’inscription des étudiants et les données pour mieux aligner les initiatives

Publié le 20 décembre 2024

Home / Case Studies / Centraliser le processus d’inscription des étudiants et les données pour mieux aligner les initiatives

5 minutes temps de lecture

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VUE 360

des données des étudiants et du processus d’inscription

SAUVER DU TEMPS

avec l’automatisation minutieuse des tâches subalternes sans valeur ajoutée

ALIGNEMENT COMPLET

sur plus de 1000 utilisateurs du logiciel de gestion de la relation client

SUR LE CLIENT

Située au Canada, dans la province de Québec, l’Université de Sherbrooke est une institution francophone qui vous offre la possibilité de bénéficier d’une formation académique reconnue et valorisée à travers le monde. L’Université de Sherbrooke accueille plus de 31 000 étudiants, auxquels s’ajoutent 10 000 étudiants inscrits à l’Université du troisième âge. Actuellement, plus de 1600 étudiants étrangers provenant de 88 pays du monde fréquentent l’Université de Sherbrooke. Portée par les quatre grandes valeurs ancrées dans son ADN, l’Université de Sherbrooke (UdeS) s’engage à travailler avec ses communautés pour former des citoyens responsables qui changent le monde.

OBTENEZ CETTE ÉTUDE DE CAS AU FORMAT PDF

DÉFIS & POINTS DIFFICILES DE L'ENTREPRISE

Au cours des dernières années, l’UdeS a lancé son projet Veo visant à remplacer la plupart de ses systèmes informatiques par des solutions technologiquement plus modernes et à redéfinir ses différents processus d’entreprise tout en lui donnant une plus grande capacité d’évolution.

Au total, 12 initiatives ont été identifiées et mises en œuvre pour mener à bien cette refonte technologique.

Parmi les principaux projets de cette refonte figurait la mise en œuvre d’une application de gestion de la relation client (CRM) à code source ouvert, dans le but de remplacer le système obsolète de gestion des dossiers des étudiants et de centraliser toutes les données relatives aux étudiants en un seul endroit, ainsi que d’optimiser le processus d’inscription des étudiants.

Avec un tel éventail d’étudiants venant du monde entier, l’Université de Sherbrooke souhaitait trouver un moyen de rationaliser les inscriptions de ses étudiants afin d’obtenir une vue à 360 degrés et de faciliter le suivi. Elle devait limiter la ségrégation des données et les systèmes disparates afin d’assurer une compréhension complète de ses données, ainsi que des points de douleur des étudiants ou des problèmes d’expérience utilisateur.

Ils ont également constaté la nécessité d’automatiser de nombreuses tâches sans valeur ajoutée tout au long du processus d’inscription des étudiants.

Enfin, ils voulaient s’assurer que l’outil était développé et conçu en tenant compte des mises à jour futures et de la durabilité de la solution.

SOLUTIONS

Optimisation de l'application pour l'exécution des tâches quotidiennes, ce qui a permis d'améliorer le travail des employés et de réduire considérablement les tâches sans valeur ajoutée.
Remplacement des systèmes existants et obsolètes : 30 modules, 50 vues et 100 relations ont été mis en place entre les principaux composants d'information, notamment les dossiers des étudiants, les applications, les demandes des étudiants, les parcours des étudiants, la gestion des documents et l'annotation des dossiers des étudiants.
Révision de la structure des données pour l'intégrer dans le système de gestion de la relation client (CRM).
Processus complet d'inscription des étudiants, depuis les demandes de documents, la prise de notes sur les dossiers des étudiants, la gestion des classes, les flux de travail des étudiants, les déclencheurs automatiques et les rappels, et bien d'autres choses encore.
Adoption et formation des utilisateurs de l'outil et alignement de plus de 1000 utilisateurs grâce à une expérience utilisateur et une interface expertes.
Conception sur mesure d'applications non natives pour répondre pleinement aux besoins et aux exigences de l'UdeS, afin d'améliorer la convivialité.
Mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de gestion de la relation client et d'adoption par les utilisateurs.
Les tableaux de bord sont établis en fonction des besoins et des normes du client.
Durabilité à long terme de la solution : Le CRM a été conçu en tenant compte des mises à jour futures et continues de la solution.
Sécurité des données : Définition et mise en œuvre des exigences relatives aux groupes de sécurité et à la gestion de la visibilité des enregistrements, pour une sécurité totale.
Interface personnalisée : L’affichage par défaut, la taille et le format des polices, la palette de couleurs et le comportement des boutons de navigation.

CONCLUSION

En mettant en œuvre un outil CRM plus moderne, l’Université de Sherbrooke a été en mesure de moderniser et de réaligner son expérience étudiante grâce à une approche centrée sur l’étudiant.

Cela a également permis à l’Université de Sherbrooke de mieux aligner et rationaliser les processus internes, permettant à son personnel de se concentrer sur la fourniture de la meilleure expérience étudiante attendue de la part de cette université de pointe.

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